車両台帳

ここでは運送業において車両台帳・車両管理が果たす役割と重要性について解説しています。車両台帳の記載事項や、もし作成しなかった場合はどうなってしまうのか、デジタル化の可能性のメリットなどもまとめました。

そもそも車両台帳とは

車両台帳とは会社が所有している車両の使用状況や車両情報、保険の加入状況などを管理するために作成される帳票のことです。車両管理台帳、車両管理表とも呼ばれることがありますが内容的には同じものです。

車両台帳には以下の項目を記載する必要があります。

• 自動車登録番号
• 初年度登録年月日
• 型式
• 車名
• 車台番号
• 自動車の種別
• 最大積載量
• 車両総重量
• 自動車検査証の有効期限
• NOｘ・PM法使用車種規制に係る事項
• 基準緩和車両に係る事項および配属営業所
• 自賠責保険に係る事項

車検証があれば記載できるものばかりで、会社によっては車検証の写しで代用しているところもあります。自動車検査証の有効期限が重要になるため車検証の写しだけでなく、自賠責保険の写しも必要です。

転記が面倒ですがExcelフォーマットなどのテンプレートをダウンロードして使用すると、必要な記載項目は網羅されています。

車両台帳の役割

車両台帳は社員と車両の安全を守り、車両の不備、車検切れなどのリスク回避の役割を担います。車両関連の費用を管理するためにも利用しますし、何らかのトラブルが発生した場合は該当車両を特定しやすくなります。

車両台帳の作成そのものは義務ではありませんが、多くの企業では車両管理規定で作成することを定めています。民法715条（使用者等の責任）で定めているように事故が発生した場合に企業は使用者としての責任を問われることになるからです。

「ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。」

車両事故は会社の社会的信用を損ねることにもつながりかねないため、企業のリスクマネジメントの観点からも車両台帳は重要な役割を持っているのです。車両管理の面から考えると車検やオイル交換、故障履歴、事故履歴などの管理も必要です。

車両台帳デジタル化のメリット

車両情報の一元管理化

車両台帳管理システムなどの導入などデジタル化すると情報の一元管理が可能になります。営業所ごとの管理だったり、必要項目がバラバラに部署で管理されていると情報更新に遅れが生じ統一性が失われます。クラウド上で管理できるシステムを導入することにより、場所を選ばず情報のリアルタイム化が可能になります。

記載・入力ミスの防止

車両台帳に限りませんが、紙書類に手書きのアナログ管理は記載ミスが発生しやすくなります。またExcel管理でも各営業所から集めた情報を本社管理部が転記するような場合は、打ち間違えや漏れなど、工程が増えるほどミス発生リスクは高くなります。チェック機能があるシステムを導入すればこうしたミスは防ぐことが可能です。

さまざまなコスト削減

デジタル化で書類記載や入力の手間が軽減されると人件費の削減になります。また車両管理は細かく管理することで各車両の燃費や走行ルートなどが見える化するため、無駄なコストがかからない方法を検討しやすくなります。その他、車両1台あたりの収益の算出、車両売却の見極めなど経営判断にも生かすことができます。

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アネストシステムのBSSの車両台帳には、修理履歴や車検履歴など、車両に関する情報を包括的に管理することができます。また、車両の拠点間の移動履歴や車両に装着されている装備品情報の登録が可能となっておりますので属人化されていた業務の標準化にもつながります。

主な管理機能

• 修理履歴
• 車検履歴
• 装備品管理
• 所属移動管理
• 燃費管理
• 日常点検管理

主な通知

• オイル交換の通知
• エレメント交換の通知
• 車検の通知
• 3か月点検の通知
• シーズンイン点検の通知

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画像引用元：株式会社アネストシステム（https://bss-cloud.info/bss-cloud/）

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