ここでは運送業に記載が求められている運転者台帳についてまとめました。運転者台帳に記載する対象者や記載項目、保存期限などについて解説。また運転者台帳のデジタル化メリットについてもご紹介します。
運転者台帳の管理の現状
運送業では一般的な社員名簿とは内容が異なる運転者台帳を作成します。これはトラックドライバーの情報が記載された名簿のようなもので、貨物自動車運送事業輸送安全規則第九条の五により作成と営業所に備え置くことが義務付けられています。
記載しなければならない項目は以下の通り。書式（フォーマット）は規定されていませんが各項目を満たす内容になっている必要があります。全国のトラック協会などでテンプレートをダウンロードして使用できます。
- 一 作成番号及び作成年月日
- 二 事業者の氏名又は名称
- 三 運転者の氏名、生年月日及び住所
- 四 雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日
- 五 道路交通法に規定する運転免許に関する次の事項
- イ 運転免許証の番号及び有効期限
- ロ 運転免許の年月日及び種類
- ハ 運転免許に条件が付されている場合は、当該条件
- 六 事故を引き起こした場合又は道路交通法第百八条の三十四の規定による通知を受けた場合は、その概要
- 七 運転者の健康状態
- 八 第十条第二項の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診の状況
- 九 運転者台帳の作成前六月以内に撮影した単独、上三分身、無帽、正面、無背景の写真
企業ごとに3年間の保管義務
貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条では運転者台帳は3年間保存しなければならないとしています。運転者が転任、退職した場合も年月日や理由を記載した上で、3年間の保管義務が生じます。
対象となる運転者は正社員だけではありません。出向・派遣運転者やパート・アルバイトも含みます。但し、第3条において日雇いや2ヵ月以内の期間を定めて雇用される者、試用期間中は一般貨物自動車運送事業等の運転者に選任できないとしています。
運転者に事故や違反があった場合や、運転免許証の更新などの変更があった場合は直ちに記載する必要があります。そのため運転者が多い運送会社は運転者台帳の管理業務だけでもかなりの負担がかかります。
運転者台帳をデジタル化することのメリット
運転者情報が探しやすくなる
紙書類によるアナログ管理による運転者台帳は、ドライバーが多い運送会社では膨大な量となり情報を確認したいときに探し出すのが大変です。デジタル化すると検索・絞り込みが容易にできるようになり探しやすくなります。
内容変更の際に編集が楽になる
運転免許等の更新時はもちろん、事故や違反発生時、転任や退職した運転者まで記載が必要になるため、紙書類の管理だと煩雑になり記載ミスも発生しやすくなります。デジタル化すれば画面を確認しながら編集できて楽になります。
ペーパーレス化で保管スペース不要
電子帳簿保存法など業務処理のペーパーレス化が進んでいます。そのメリットは紙・印刷代などのコスト削減と保管スペースが不要になること。これは運転者台帳にも当てはまりデータ化することでファイリングや保管場所は必要なくなります。
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主な管理機能
- 乗務員基本情報管理
- 雇用形態
- 免許証管理
- 保険関連情報管理
- 適性診断履歴管理（乗務員）
- 講習期限管理（運行管理者）
主な通知
- 免許更新の期限の通知
- 運行管理者の一般講習期限の通知
- 指導教育スケジュールを入力の通知
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